Excel, Access, FoxPro y otras aplicaciones de escritorio

Es increible la cantidad de archivos de Excel, Access, FoxPro y otros archivos que se encuentran diseminados en todas las empresas, y que contienen información crítica del negocio (indicadores, reglas de negocio, etc.), y que son manipuladas por usuarios finales debido a que los sistemas con los que operan no poseen esa facilidad de interacción, ó debido a procesos de negocio "burocráticos" que impiden modificar las aplicaciones de forma fácil y rápida.

Estos archivos contienen información crítica (y en ocasiones muy sensible) del negocio y no existe un inventario y control sobre todos estos archivos. Es por esto que es más común el que escuchemos en las noticias que cuando se roban ó pierde una computadora portatil, disco duro, usb, etc. existia información sensible ya sea un directorio de los clientes de una empresa, número de cuentas bancarias, etc.

Esto generá un problema importante en las empresas tal como el que existan "muchas versiones de la verdad". Cada área, cada usuario tiene su "propia versión de la verdad", con distintas vistas de acuerdo a las necesidades de cada uno de ellos, pero lo que es peor es que la mayoría de las veces estas versiones no cuadran entre ellas; por lo que no es posible tomar decisiones acertadas y ágiles.

Otro problema que se genera es que todas esas reglas, fórmulas, consultas y vistas se quedan en el archivo y no son "sincronizadas" con las fuentes de datos originales (ERP's, base de datos, etc.) fomentando el tener "muchas versiones de la verdad", o no se comparten con las distintas áreas.

Algunas recomendaciones con las que se puede solucionar esto son:

• Que estos archivos y procesos manuales queden documentadas en el manual de procesos de negocio de la empresa.
• Que se estandarizen los archivos o que sean generados por una sola persona ó una sola área y que estas sean los encargados de compartirlo con el resto de la empresa
• Utilizar procesos de carga de archivos automatizado que "repliquen" o actualizen esta información hacia la fuente de datos original
• Que se destine un repositorio común para todos estos archivos y que se defina una nomenclatura y permisos para accesarlos